Инструменты руководителя группы

Если вы руководитель или соруководитель группы в TimelyChurch, портал предоставляет инструменты для управления участниками группы, записи встреч, отслеживания посещаемости и просмотра регистраций на мероприятия.

Доступ к вашим группам

1. На боковой панели найдите раздел Руководство.
2. Нажмите Мои группы.
3. Вы увидите группы, которыми руководите, а также другие группы, в которых состоите.

Раздел Руководство (и ссылка Мои группы) появляется на боковой панели только если вы в настоящее время занимаете роль руководителя или соруководителя хотя бы в одной группе. Если вы его не видите, возможно, вы не назначены руководителем ни одной группы. Свяжитесь с администратором церкви, если считаете, что это ошибка.

Обзор «Мои группы»

Страница «Мои группы» разделена на две секции:

• Группы, которыми я руковожу — группы, где вы руководитель или соруководитель. Это группы, которыми вы можете управлять.
• Группы, в которых я состою — группы, где вы обычный участник. Они отображаются для удобства; у вас доступ уровня участника, а не инструменты руководителя.

Статистика

Три сводные карточки вверху страницы:

Карточки групп

Каждая группа показана как карточка с:

• Названием группы
• Количеством активных участников
• Днём и временем встречи (если задано)
• Ссылкой для открытия полной страницы группы

Предстоящие мероприятия

Под карточками групп перечислены предстоящие мероприятия, организуемые вашими группами, с названием, датой и количеством регистраций.

Просмотр деталей группы

Нажмите на карточку группы, чтобы открыть страницу деталей. Вверху вы найдёте название группы, количество участников, значок Открыта/Закрыта и кнопку Записать встречу. Страница организована во вкладки:

Обзор

• Сведения о группе — описание, день и время встречи, место (отображается в зависимости от настроек приватности). Руководители могут Редактировать информацию о группе или Открыть/Закрыть группу отсюда.
• Изображение группы — загрузить или заменить фото группы.
• Недавние встречи — последние записанные встречи, каждая с датой, темой и количеством присутствовавших.
• Оценка здоровья — краткая оценка на основе встреч, посещаемости и вовлечённости.

Участники

Список всех активных участников с именем и ролью каждого. Руководители могут добавлять или удалять участников здесь. Если для группы включено одобрение вступления, появляется вкладка Запросы на вступление, где вы можете одобрить или отклонить ожидающие запросы; если включён лист ожидания и в нём есть записи, появляется вкладка Лист ожидания.

Молитвы

Молитвенная стена группы, где вы можете публиковать молитвенные просьбы и отмечать их как исполненные.

Ресурсы

Файлы, доступные группе, где руководители могут загружать и делиться ресурсами.

Мероприятия

Недавние и предстоящие мероприятия, организуемые этой группой, каждое с количеством регистраций и ссылкой для просмотра регистраций.

Email

Отправить письмо всей группе или только руководителям группы.

Запись встречи

Одна из самых полезных функций для руководителей групп — возможность записывать встречи с посещаемостью.

Пошаговые инструкции

1. Перейдите на страницу деталей группы, для которой хотите записать встречу.

2. Нажмите кнопку Записать встречу в правом верхнем углу.

3. Откроется модальное окно со следующими полями:

   Дата

   • По умолчанию сегодня. Выберите дату, когда состоялась встреча.

   Тема (необязательно)

   • Введите тему или название встречи (например, «Обсуждение главы 5» или «Квартальное планирование»).

   Посещаемость

   • Отображается список всех активных участников группы с флажками.
   • Нажмите на отдельных участников, чтобы отметить их как присутствующих.
   • Используйте Все, чтобы отметить всех сразу.
   • Используйте Никого, чтобы снять все отметки.

4. Нажмите Записать встречу, чтобы сохранить.

5. Появится сообщение с подтверждением и количеством записанных присутствующих.

Встреча появится в истории встреч группы, и записи посещаемости сохраняются для каждого отмеченного участника.

Совет: Записывайте встречи сразу после них, пока посещаемость свежа в памяти. Вы также можете записать встречи задним числом, выбрав прошедшую дату.

Просмотр регистраций на мероприятия

Если ваша группа организует мероприятия, вы можете видеть, кто зарегистрировался:

1. Перейдите на страницу деталей группы.
2. Откройте вкладку Мероприятия и найдите мероприятие в списке.
3. Нажмите ссылку регистрации мероприятия.
4. Страница регистраций показывает:
   • Имя каждого зарегистрировавшегося
   • Когда он зарегистрировался
   • Детали его регистрации

Это полезно для планирования логистики и понимания, кого ожидать на мероприятиях вашей группы.

Панель управления руководителя команды служения

Если вы руководитель команды служения (например, звуковой команды, команды приветствия или команды поклонения), у вас есть доступ к дополнительной Панели управления руководителя команды с инструментами для управления назначениями волонтёров.

Доступ к панели управления руководителя команды

Панель управления руководителя команды — часть области служения, а не отдельный пункт боковой панели. Если вы руководите одной или несколькими командами служения, вы попадаете на неё из своего расписания служения. На панели есть кнопка Моё расписание в правом верхнем углу для возврата к собственному виду служения. (Если вы больше не руководите ни одной командой служения, приложение перенаправляет вас на расписание служения.)

Что вы видите

Обзор статистики

• Участники команды — всего волонтёров в ваших командах
• Предстоящие мероприятия — мероприятия в ближайшие 8 недель, требующие ваших команд
• Ожидающие — назначения, ожидающие ответа волонтёра
• Подтверждённые — назначения, которые были приняты

Ваши команды Ряд команд служения, которыми вы руководите, каждая с количеством участников. Ссылка Управлять шаблонами рядом с каждой командой открывает шаблоны расписания этой команды в инструментах администратора.

Предстоящее расписание команды Для каждого предстоящего мероприятия (ближайшие 8 недель) вы можете видеть:

• Все должности служения, которые нужно заполнить, сгруппированные по мероприятию
• Счётчик «заполнено», показывающий, сколько из необходимых мест занято
• Кто в настоящее время назначен на каждую должность
• Статус каждого назначения (ожидает, подтверждено, отклонено)
• Открытые должности, которым всё ещё нужны волонтёры

Управление назначениями

Как руководитель команды, вы можете:

Рядом с именем каждого назначенного волонтёра на панели есть небольшой набор кнопок действий.

Подтверждать назначения от имени участников команды

1. Найдите волонтёра, чьё назначение всё ещё ожидает.
2. Нажмите зелёную галочку (Подтвердить) рядом с его именем.
3. Назначение будет отмечено как подтверждённое. (Кнопка Подтвердить отображается только пока назначение ожидает.)

Удалять назначения

1. Найдите назначение на панели управления руководителя команды.
2. Нажмите кнопку Удалить (X) и подтвердите.
3. Волонтёр будет удалён с этой должности, освобождая место для кого-то другого.

Запросить замену Если участник команды не может служить и нуждается в замене:

1. Нажмите кнопку Запросить замену рядом с его назначением.
2. При желании укажите причину в открывшемся модальном окне.
3. Создаётся запрос на замену, и участники команды получают уведомление.
4. Если мероприятие в пределах 3 дней, запрос автоматически помечается как срочный.

Просмотр запросов на обмен для собственных назначений

Как и все волонтёры, руководители команд тоже служат на мероприятиях. Когда вы лично назначены на должность, вы можете использовать процесс Предложить обмен в расписании служения — через пункт боковой панели Моё расписание, затем вкладку Служение — чтобы обменяться назначениями с другим товарищем по команде. Входящие запросы на обмен, направленные вам, появляются вверху той же страницы в фиолетовом баннере Запросы на обмен с кнопками Принять обмен и Отклонить.

Сама панель управления руководителя команды предназначена для координации назначений других волонтёров; процесс обмена живёт в расписании служения для волонтёров, потому что это личный обмен между двумя запланированными волонтёрами. См. Обмен и торговля назначениями волонтёров для полного процесса.

Совет: Регулярно проверяйте панель управления руководителя команды в недели перед мероприятиями. Свяжитесь с волонтёрами, у которых ожидающие назначения, чтобы обеспечить укомплектованность должностей.

Расширенные инструменты руководителя группы

Портал также предоставляет более глубокий набор функций управления группой только для руководителей, включая:

• Одобрение или отклонение запросов на вступление от участников, желающих присоединиться к вашей группе.
• Управление листом ожидания группы — перевести участника из листа ожидания на свободное место или удалить его.
• Обновление информации о группе, изображения и статуса открыта/закрыта без обращения к администратору.
• Добавление и удаление участников напрямую из списка.
• Публикация молитвенных просьб на молитвенной стене группы и отметка их как исполненных.
• Загрузка и обмен ресурсами (файлами) с группой.
• Отправка email всей группе из портала руководителя.
• Создание и управление мероприятиями группы, которые отображаются на публичной странице мероприятий и в списке мероприятий группы.

Эти возможности подробно описаны в разделе Группы базы знаний. Эта статья сосредоточена на повседневных рабочих процессах руководства (встречи, посещаемость, регистрации на мероприятия и координация команд служения).

Лучшие практики для руководителей групп

• Записывайте встречи последовательно, чтобы накапливать полезную историю и отслеживать тренды посещаемости.
• Проверяйте страницу групп еженедельно, чтобы быть в курсе предстоящих мероприятий и активности участников.
• Следите за ожидающими назначениями, если вы руководитель команды служения. Быстрое сообщение волонтёрам помогает подтвердить доступность заранее.
• Используйте функцию посещаемости, чтобы выявлять участников, которые могли отстать, и которым полезна личная проверка.