Управление бюджетом

Обзор

Функция бюджетирования TimelyChurch позволяет создавать финансовые бюджеты, устанавливать плановые суммы для каждой категории доходов и расходов и отслеживать фактическое исполнение относительно плана в течение года. Система рассчитывает отклонения в реальном времени, чтобы вы могли сразу видеть, идёте ли вы по плану.

Тариф и где найти: Budgets — функция Pro ($129/мес. founding, пока доступны первые 25 founding slots, затем $149/мес. list price). Откройте её через Финансы > Бюджеты на боковой панели — это работает в любом виде бухгалтерии. В режиме «Полная бухгалтерия» Бюджеты также есть в меню Настройка ▾ панели вкладок бухгалтерии; в меню Ещё ▾ режима «Простая кассовая книга» их нет.

Кто может управлять бюджетами

У бюджетов своё собственное разрешение, отдельное от Бухгалтерии. В Администрирование → Роли и разрешения строка Бюджеты (в группе Финансы) определяет, что может делать роль:

Тот, кто не может закрыть бюджет, видит сообщение «Для действия «закрытие бюджета» нужен уровень доступа «Управление» в разделе «Бухгалтерия». Обратитесь к администратору церкви, если он вам нужен.»

Типы бюджетов

Вы можете создать три типа бюджетов:

• Annual — охватывает полный финансовый год (наиболее распространённый выбор для церквей).
• Quarterly — охватывает трёхмесячный период.
• Monthly — охватывает один месяц.

Жизненный цикл бюджета

Каждый бюджет проходит три этапа:

Создание нового бюджета

Страница Create Budget предлагает три метода быстрого старта вверху и ручную форму ниже. Выберите метод, который лучше подходит для создаваемого бюджета.

Метод 1: From Template

В карточке Quick Start: Create from Template выберите готовый шаблон (под размер вашей церкви) и нажмите на него. TimelyChurch создаёт черновик бюджета со стандартными строками доходов и расходов шаблона. Лучше всего для первого бюджета, когда нет данных прошлого года.

Метод 2: From Actuals (Pre-fill from Last Year)

В карточке Pre-fill from Last Year's Actuals выберите год бюджета и нажмите Pre-fill from Actuals. TimelyChurch читает транзакции доходов и расходов прошлого года, суммирует их по категориям и создаёт черновик бюджета, где плановая сумма каждой строки равна фактическим тратам или доходам в этой категории за прошлый год. Корректируйте оттуда. Лучше всего для церквей с хотя бы одним полным годом бухгалтерской истории.

Метод 3: Copy From Previous Budget

В ручной форме выпадающий список Copy from Previous Budget позволяет перенести все строки (с теми же плановыми суммами) из предыдущего бюджета. Лучше всего, когда бюджет прошлого года — хорошая отправная точка и нужно скорректировать лишь несколько цифр.

Ручное создание

Если предпочитаете начать с нуля:

1. Перейдите в Финансы > Бюджеты (или Настройка ▾ > Бюджеты в панели вкладок бухгалтерии).
2. Нажмите Новый бюджет (Создать первый бюджет, если бюджетов ещё нет). Откроется страница Создать бюджет.
3. Заполните ручную форму (ниже карточек быстрого старта):
   • Название бюджета — описательное название (например, «2026 Annual Budget» или «Q1 2026 Operating Budget»).
   • Budget Type — Annual, Quarterly или Monthly.
   • Fiscal Year — год, к которому относится бюджет.
   • Start Date — начало периода бюджета.
   • End Date — конец периода бюджета.
   • Копировать из предыдущего бюджета — необязательный список для копирования строк из существующего бюджета (или Начать заново (без копирования)).
   • Notes — необязательные заметки о бюджете (допущения, дата утверждения советом и т. д.).
4. Нажмите Create Budget.

Вы будете перенаправлены на страницу деталей бюджета, где можно добавить строки.

Добавление строк бюджета (line items)

Каждая строка бюджета связывает категорию с плановой суммой в долларах за период бюджета.

1. На странице деталей бюджета нажмите Add Item.
2. Выберите Category (income или expense).
3. При необходимости выберите Fund для отслеживания бюджета на уровне Фонда.
4. Введите Planned Amount за полный период бюджета.
5. Добавьте необязательные Notes, объясняющие цифру.
6. Нажмите Add Item.

Повторите для каждой строки дохода и расхода, которую хотите отслеживать.

Совет: Система предотвращает дубликаты. Вы не можете добавить две строки бюджета для одной и той же комбинации категории и Фонда в одном бюджете.

Понимание отклонений (variance)

Отклонение — это разница между тем, что вы запланировали (budgeted), и тем, что фактически произошло (actual transactions). TimelyChurch рассчитывает отклонения автоматически, сравнивая суммы бюджета с реальными данными транзакций.

Отклонение по доходам

Для категорий доходов система сравнивает плановый доход с фактически полученным доходом за период бюджета.

• Over target (положительное отклонение) — вы получили больше дохода, чем запланировали. Обычно это благоприятно.
• Under target (отрицательное отклонение) — вы получили меньше дохода, чем запланировали. Это может требовать внимания.

Отклонение по расходам

Для категорий расходов система сравнивает плановые траты с фактическими.

• Under budget (положительное отклонение) — вы потратили меньше, чем запланировали. Обычно это благоприятно.
• Over budget (отрицательное отклонение) — вы потратили больше, чем запланировали. Это требует внимания.

Общее отклонение

Общее отклонение смотрит на чистый результат: чистый факт (доход минус расходы) по сравнению с чистым планом (плановый доход минус плановые расходы).

• Favorable — чистое финансовое положение церкви лучше запланированного.
• Unfavorable — чистое финансовое положение церкви хуже запланированного.

Чтение индикаторов отклонений

На странице деталей бюджета каждая строка показывает:

• Planned — запланированная сумма.
• Actual — сумма соответствующих транзакций в периоде бюджета (сопоставление по категории и при необходимости по Фонду).
• Variance — разница в долларах с процентом.
• Progress — процент, показывающий, какая часть плановой суммы реализована.
• Status — цветовой индикатор:
  • Зелёный для благоприятного отклонения (доход выше цели, расходы ниже бюджета).
  • Красный для неблагоприятного отклонения (доход ниже цели, расходы выше бюджета).

Активация бюджета

Когда бюджет готов:

1. Откройте Финансы > Бюджеты.
2. Найдите черновик бюджета в списке и откройте меню действий (значок с тремя точками справа от строки).
3. Нажмите Activate.
4. Статус меняется с Draft на Active.

Примечание: Бюджет должен содержать хотя бы одну строку перед активацией. Действия Activate, Close Budget, Copy to Next Year и Delete находятся в меню действий строки в списке Budgets — не на странице деталей бюджета.

После активации расчёты отклонений бюджета начинают сравнивать плановые суммы с фактическими транзакциями в реальном времени.

Закрытие бюджета

В конце периода бюджета:

1. Откройте Финансы > Бюджеты.
2. Откройте меню действий (значок с тремя точками) для активного бюджета.
3. Нажмите Close Budget.
4. Статус меняется на Closed.

Закрытые бюджеты нельзя изменить, но они остаются доступны для исторического просмотра и Отчётов.

Копирование бюджета на следующий год

Чтобы сэкономить время при создании нового годового бюджета:

1. Откройте Финансы > Бюджеты.
2. Откройте меню действий (значок с тремя точками) для бюджета, который хотите перенести, и нажмите Copy to Next Year.
3. Создаётся новый черновик бюджета с:
   • Финансовым годом, увеличенным на один.
   • Датами начала и окончания, сдвинутыми на год вперёд.
   • Всеми строками, скопированными с теми же плановыми суммами.
4. Вы попадаете на страницу деталей нового бюджета. Просмотрите его, скорректируйте суммы по необходимости и активируйте (из списка Budgets), когда будете готовы.

Удаление бюджета

Удалить можно только черновики бюджетов. Активные и закрытые бюджеты сохраняются для подотчётности и исторических записей.

1. Откройте Финансы > Бюджеты.
2. Откройте меню действий (значок с тремя точками) для черновика бюджета и нажмите Delete.
3. Подтвердите удаление.

Оповещение о расходах 90%

Чтобы помочь выявить перерасход до того, как он станет проблемой, TimelyChurch сканирует строки расходов бюджета каждый раз, когда вы открываете страницу деталей. Любая строка расхода, где фактические траты достигли 90% или более от плановой суммы, вызывает жёлтую плашку Spending Alert вверху страницы деталей бюджета со списком затронутых категорий. Это чисто уведомление — ничего не блокируется — но даёт казначею возможность отметить проблему до превышения бюджета по строке.

Бюджетные отчёты

На странице деталей бюджета есть три кнопки отчётов в дополнение к сводке отклонений на странице: Скачать отчёт для совета (PDF), Отчёт об отклонениях и Разбивка по месяцам. Все три работают для любого бюджета и требуют только разрешения Просмотр в строке «Бюджеты».

Variance Report

Используйте его, когда нужна быстрая проверка сверху вниз, как сейчас исполняется бюджет. Нажмите Отчёт об отклонениях на странице деталей бюджета.

Что он показывает:

• Блоки сводки Доход, Расходы и Чистая позиция (плановый чистый результат и фактический).
• Таблицу Детали отклонения по статье, где для каждой строки бюджета указаны: Категория, Фонд, Запланировано, Фактический (сумма всех подходящих транзакций за период бюджета), Отклонение ($), Отклонение (%) и Статус (например, Ниже бюджета, Превышение бюджета, Выше цели или Ниже цели, показанные как благоприятные или неблагоприятные).
• Строки сгруппированы на доходы и расходы с итогами для каждой группы.
• Кнопку Печать отчёта и дату формирования отчёта.

Темп с начала года (только годовые бюджеты): На странице деталей бюджета также показано значение Ожидаемое с начала года для доходов, расходов и чистого результата. Оно равномерно распределяет плановый итог бюджета на 12 месяцев и учитывает месяцы, прошедшие с даты начала бюджета, так что вы видите, Впереди или Отстаёт (доходы), Ниже или Превышение (расходы) фактические данные относительно равномерного темпа. Если сегодняшняя дата выходит за период бюджета, значение с начала года не показывается.

Как это читать:

• Все строки зелёные: всё в порядке. Переходите к итоговым числам.
• Одна-две строки расходов с выполнением 90%+: разберитесь, пока они не превысили 100%. Отклонение показывает, сколько осталось в долларах.
• Доходы заметно ниже темпа с начала года: пожертвования просели. Не ждите конца года — поговорите об этом сейчас.
• И доходы, и расходы благоприятны: бюджет не выбран с обеих сторон; часто это хорошо, но проверьте, не были ли приостановлены планы служений.

Monthly Breakdown

Используйте его, когда нужно увидеть динамику во времени, а не только итоги. Нажмите Разбивка по месяцам на странице деталей бюджета.

Что он показывает: таблицу с одной строкой на каждую статью бюджета (по Категории) и одним столбцом на каждый месяц периода бюджета.

• В каждой ячейке указаны плановая сумма месяца и фактическая сумма. Плановая сумма за месяц — это общая плановая сумма статьи, равномерно поделённая на месяцы периода бюджета.
• Фактическая сумма за месяц — это сумма транзакций в подходящей категории (и фонде, если он указан в строке) с датой в этом месяце.
• Ячейки окрашены: зелёный — Ниже бюджета (расходы) / Выше цели (доходы), красный — Превышение бюджета (расходы), серый — нет движения.
• Показать: вверху переключает между Оба (по умолчанию), Только доходы и Только расходы.
• Строка Итого внизу и столбец Итого справа дают итоги по месяцам и за весь период.

Как это читать:

• Категория расходов, «горячая» в первые месяцы: если фактические расходы уже превысили равномерный план за первые три месяца, ждите дальнейших перерасходов, если траты не изменятся.
• Неравномерные расходы (страховка, конференции, оборудование): они выглядят как «превышение» в фактический месяц и «ниже плана» весь остальной год. Это нормально — смотрите на итог по таким строкам.
• Используйте фильтр: перед заседанием финансового комитета переключитесь на Только расходы — на таких заседаниях обычно обсуждают именно перерасходы.

Совет: Разбивка по месяцам — лучший отчёт для планирования денежных потоков. Отчёт об отклонениях говорит, выше вы или ниже плана; помесячная таблица подсказывает, когда готовиться.

Board Report PDF

Используйте его, когда нужно распечатать или отправить по почте аккуратную сводку для совета. Нажмите Скачать отчёт для совета (PDF) на странице деталей бюджета — PDF скачивается сразу, без предварительного просмотра на экране.

Что он включает: Budget vs Actual Report с блоком Финансовая сводка (общий доход, общие расходы, чистая позиция), таблицы доходов и расходов со столбцами Категория, Запланировано, Фактический и Отклонение, название вашей церкви и время формирования PDF.

Отчёт для совета — это снимок на момент времени. Если сформировать его снова на следующей неделе, цифры могут отличаться из-за новых транзакций, поэтому сохраняйте в архиве именно тот PDF, который вы представляли, вместе с протоколами заседаний совета, а не формируйте его заново позже.

Совет: Делитесь отчётом об отклонениях с финансовым комитетом и приносите PDF отчёта для совета на само заседание совета. Сохраняйте его ежемесячно вместе с Treasurer's Report.

Связанные статьи

• Financial Reports
• Recording Transactions
• Recording a Refund on an Expense