Управление бюджетом

Обзор

Функция бюджетирования TimelyChurch позволяет создавать финансовые бюджеты, устанавливать плановые суммы для каждой категории доходов и расходов и отслеживать фактическое исполнение относительно плана в течение года. Система рассчитывает отклонения в реальном времени, чтобы вы могли сразу видеть, идёте ли вы по плану.

Требования к тарифу и режиму: Budgets — функция Pro ($129/мес. founding, пока доступны первые 25 founding slots, затем $149/мес. list price). Это также функция бухгалтерии Advanced mode: она появляется в меню Setup ▾ только когда модуль бухгалтерии установлен в Advanced mode. В Simple mode пункт Budgets скрыт (Simple mode показывает меню More ▾ с сокращённым набором). Чтобы использовать Budgets, переключите модуль бухгалтерии в Advanced mode в настройках Бухгалтерии.

Типы бюджетов

Вы можете создать три типа бюджетов:

• Annual — охватывает полный финансовый год (наиболее распространённый выбор для церквей).
• Quarterly — охватывает трёхмесячный период.
• Monthly — охватывает один месяц.

Жизненный цикл бюджета

Каждый бюджет проходит три этапа:

Создание нового бюджета

Страница Create Budget предлагает три метода быстрого старта вверху и ручную форму ниже. Выберите метод, который лучше подходит для создаваемого бюджета.

Метод 1: From Template

В карточке Quick Start: Create from Template выберите готовый шаблон (под размер вашей церкви) и нажмите на него. TimelyChurch создаёт черновик бюджета со стандартными строками доходов и расходов шаблона. Лучше всего для первого бюджета, когда нет данных прошлого года.

Метод 2: From Actuals (Pre-fill from Last Year)

В карточке Pre-fill from Last Year's Actuals выберите год бюджета и нажмите Pre-fill from Actuals. TimelyChurch читает транзакции доходов и расходов прошлого года, суммирует их по категориям и создаёт черновик бюджета, где плановая сумма каждой строки равна фактическим тратам или доходам в этой категории за прошлый год. Корректируйте оттуда. Лучше всего для церквей с хотя бы одним полным годом бухгалтерской истории.

Метод 3: Copy From Previous Budget

В ручной форме выпадающий список Copy from Previous Budget позволяет перенести все строки (с теми же плановыми суммами) из предыдущего бюджета. Лучше всего, когда бюджет прошлого года — хорошая отправная точка и нужно скорректировать лишь несколько цифр.

Ручное создание

Если предпочитаете начать с нуля:

1. Откройте модуль Бухгалтерия, затем нажмите Setup ▾ в панели вкладок бухгалтерии и выберите Budgets. (Setup ▾ отображается в Advanced mode; в Simple mode меню называется More ▾ и не содержит Budgets.)
2. Нажмите Create Budget.
3. Заполните ручную форму (ниже карточек быстрого старта):
   • Name — описательное название (например, «2026 Annual Budget» или «Q1 2026 Operating Budget»).
   • Budget Type — Annual, Quarterly или Monthly.
   • Fiscal Year — год, к которому относится бюджет.
   • Start Date — начало периода бюджета.
   • End Date — конец периода бюджета.
   • Copy from Previous Budget — необязательный список для копирования строк из существующего бюджета.
   • Notes — необязательные заметки о бюджете (допущения, дата утверждения советом и т. д.).
4. Нажмите Create Budget.

Вы будете перенаправлены на страницу деталей бюджета, где можно добавить строки.

Добавление строк бюджета (line items)

Каждая строка бюджета связывает категорию с плановой суммой в долларах за период бюджета.

1. На странице деталей бюджета нажмите Add Item.
2. Выберите Category (income или expense).
3. При необходимости выберите Fund для отслеживания бюджета на уровне Фонда.
4. Введите Planned Amount за полный период бюджета.
5. Добавьте необязательные Notes, объясняющие цифру.
6. Нажмите Add Item.

Повторите для каждой строки дохода и расхода, которую хотите отслеживать.

Совет: Система предотвращает дубликаты. Вы не можете добавить две строки бюджета для одной и той же комбинации категории и Фонда в одном бюджете.

Понимание отклонений (variance)

Отклонение — это разница между тем, что вы запланировали (budgeted), и тем, что фактически произошло (actual transactions). TimelyChurch рассчитывает отклонения автоматически, сравнивая суммы бюджета с реальными данными транзакций.

Отклонение по доходам

Для категорий доходов система сравнивает плановый доход с фактически полученным доходом за период бюджета.

• Over target (положительное отклонение) — вы получили больше дохода, чем запланировали. Обычно это благоприятно.
• Under target (отрицательное отклонение) — вы получили меньше дохода, чем запланировали. Это может требовать внимания.

Отклонение по расходам

Для категорий расходов система сравнивает плановые траты с фактическими.

• Under budget (положительное отклонение) — вы потратили меньше, чем запланировали. Обычно это благоприятно.
• Over budget (отрицательное отклонение) — вы потратили больше, чем запланировали. Это требует внимания.

Общее отклонение

Общее отклонение смотрит на чистый результат: чистый факт (доход минус расходы) по сравнению с чистым планом (плановый доход минус плановые расходы).

• Favorable — чистое финансовое положение церкви лучше запланированного.
• Unfavorable — чистое финансовое положение церкви хуже запланированного.

Чтение индикаторов отклонений

На странице деталей бюджета каждая строка показывает:

• Planned — запланированная сумма.
• Actual — сумма соответствующих транзакций в периоде бюджета (сопоставление по категории и при необходимости по Фонду).
• Variance — разница в долларах с процентом.
• Progress — процент, показывающий, какая часть плановой суммы реализована.
• Status — цветовой индикатор:
  • Зелёный для благоприятного отклонения (доход выше цели, расходы ниже бюджета).
  • Красный для неблагоприятного отклонения (доход ниже цели, расходы выше бюджета).

Активация бюджета

Когда бюджет готов:

1. Откройте Setup ▾ > Budgets в панели вкладок бухгалтерии.
2. Найдите черновик бюджета в списке и откройте меню действий (значок с тремя точками справа от строки).
3. Нажмите Activate.
4. Статус меняется с Draft на Active.

Примечание: Бюджет должен содержать хотя бы одну строку перед активацией. Действия Activate, Close Budget, Copy to Next Year и Delete находятся в меню действий строки в списке Budgets — не на странице деталей бюджета.

После активации расчёты отклонений бюджета начинают сравнивать плановые суммы с фактическими транзакциями в реальном времени.

Закрытие бюджета

В конце периода бюджета:

1. Откройте Setup ▾ > Budgets в панели вкладок бухгалтерии.
2. Откройте меню действий (значок с тремя точками) для активного бюджета.
3. Нажмите Close Budget.
4. Статус меняется на Closed.

Закрытые бюджеты нельзя изменить, но они остаются доступны для исторического просмотра и Отчётов.

Копирование бюджета на следующий год

Чтобы сэкономить время при создании нового годового бюджета:

1. Откройте Setup ▾ > Budgets в панели вкладок бухгалтерии.
2. Откройте меню действий (значок с тремя точками) для бюджета, который хотите перенести, и нажмите Copy to Next Year.
3. Создаётся новый черновик бюджета с:
   • Финансовым годом, увеличенным на один.
   • Датами начала и окончания, сдвинутыми на год вперёд.
   • Всеми строками, скопированными с теми же плановыми суммами.
4. Вы попадаете на страницу деталей нового бюджета. Просмотрите его, скорректируйте суммы по необходимости и активируйте (из списка Budgets), когда будете готовы.

Удаление бюджета

Удалить можно только черновики бюджетов. Активные и закрытые бюджеты сохраняются для подотчётности и исторических записей.

1. Откройте Setup ▾ > Budgets в панели вкладок бухгалтерии.
2. Откройте меню действий (значок с тремя точками) для черновика бюджета и нажмите Delete.
3. Подтвердите удаление.

Оповещение о расходах 90%

Чтобы помочь выявить перерасход до того, как он станет проблемой, TimelyChurch сканирует строки расходов бюджета каждый раз, когда вы открываете страницу деталей. Любая строка расхода, где фактические траты достигли 90% или более от плановой суммы, вызывает жёлтую плашку Spending Alert вверху страницы деталей бюджета со списком затронутых категорий. Это чисто уведомление — ничего не блокируется — но даёт казначею возможность отметить проблему до превышения бюджета по строке.

Бюджетные отчёты

На странице деталей бюджета есть три действия для Отчётов в дополнение к сводке отклонений на странице:

Variance Report

Нажмите Variance Report для полной разбивки каждой строки бюджета с плановой суммой, фактической суммой, отклонением, процентом отклонения и статусом. Строки сгруппированы по типу (income и expense) с промежуточными итогами для каждой группы.

Monthly Breakdown

Нажмите Monthly Breakdown, чтобы увидеть фактические траты и доходы по каждой категории за каждый месяц периода бюджета. Это отчёт для выявления сезонных паттернов (например, «мы всегда перерасходуем на коммунальные услуги в июле») или для отчётности в середине бюджетного года.

Board Report PDF

Нажмите Download Board Report (PDF), чтобы сгенерировать готовый к печати PDF, специально разработанный для заседаний совета. Он суммирует общее исполнение бюджета, выделяет отклонения и отформатирован для распространения среди людей без бухгалтерского образования. Это отдельно от variance report — variance report — рабочий детальный документ; board report — отполированная сводка.

Совет: Делитесь variance report с финансовым комитетом и приносите Board Report PDF на само заседание совета. Данные в реальном времени означают, что у вас всегда актуальная картина финансового исполнения без ожидания ручной подготовки отчёта.