Как организовано планирование волонтёров
TimelyChurch организует планирование волонтёров вокруг мероприятия — датированного рабочего пространства, где находится всё для этого дня. В этой статье описаны пять концепций, составляющих модель, и показано, где каждая из них находится в панели администратора.
Пять концепций
Планирование волонтёров в TimelyChurch сводится к пяти элементам:
| Концепция | Что это | Где находится |
|---|---|---|
| Мероприятие | Одно повторение (например, «Воскресное поклонение — 11 мая»). Центр всего, что происходит в этот день. | Планирование > Мероприятия > выберите мероприятие |
| Серия | Повторяющийся шаблон, который генерирует мероприятия (например, «Воскресное поклонение, каждое воскресенье в 10:00»). | Планирование > Мероприятия, затем кнопка Серия мероприятий (вверху справа) |
| Команда | Группа людей, служащих вместе (например, команда поклонения, команда гостеприимства). | Участники > Группы (фильтр по типу: Команда) |
| Должность | Роль внутри команды (например, звукорежиссёр, гостеприимный, ведущий вокалист). | Внутри каждой команды |
| Назначение | Конкретный человек, запланированный на конкретную должность на конкретном мероприятии. | Вкладка Служение каждого мероприятия |
Читайте слева направо: у команды есть должности, мероприятие генерируется серией, и вы заполняете должности мероприятия, создавая назначения на вкладке Служение мероприятия. Это вся модель.
Где найти каждый элемент
Полная карта расположений в панели администратора:
- Мероприятия — раздел Планирование на боковой панели > Мероприятия.
- Сетка расписания (сетка по мероприятиям, кто когда служит) — на странице Мероприятия нажмите кнопку Сетка расписания вверху справа.
- Серия мероприятий — на странице Мероприятия нажмите кнопку Серия мероприятий вверху справа. Оттуда вы можете создать новую серию, редактировать существующую или запустить Автозаполнение серии для всех предстоящих повторений сразу.
- Команды — раздел Участники на боковой панели > Группы, затем фильтр по типу: Команда.
- Шаблоны расписания команды — откройте команду и нажмите вкладку Шаблоны. Здесь вы настраиваете автоматически применяемые списки должностей для каждого типа мероприятия.
- Переключатель каскадного автозаполнения — на вкладке Сведения команды, в карточке настроек планирования. Включите его, чтобы система автоматически выбирала замену, когда кто-то отклоняет.
- Открытые должности / потребности в служении — на любом мероприятии, вкладка Служение.
- Требует внимания — элемент верхнего уровня на боковой панели администратора. Единая панель управления для незаполненных должностей, открытых запросов на замену и задач подготовки по всем мероприятиям.
- Запросы на замену — видны на вкладке Служение каждого мероприятия и агрегированы на панели Требует внимания.
Типичный рабочий процесс
Обычная неделя теперь выглядит так:
- Серия генерирует мероприятие. Воскресное поклонение — это серия, поэтому мероприятие на 11 мая уже существует с правильным временем, помещением и (если у вас есть шаблон команды) предзагруженными должностями для служения.
- Шаблоны команды предзаполняют должности. Если у вас есть шаблон расписания команды, который автоматически применяется к типам мероприятий поклонения, на 11 мая уже есть слоты для звука, гостеприимных, вокалистов и т. д. — вам не нужно было их добавлять.
- Автозаполнение выбирает волонтёров. С вкладки Служение мероприятия нажмите Автозаполнить всё (или сделайте это для всей серии сразу со страницы серии).
- Волонтёры принимают или отклоняют. Они получают электронное письмо; если кто-то отклоняет, настройка каскадного автозаполнения в команде может автоматически выбрать замену.
- Запросы на замену обрабатывают остатки. Всё, что не может быть заполнено каскадом, появляется в Требует внимания для приглашения заменяющих учителей в один клик.
Это весь цикл. Только мероприятие, постоянные должности команды и несколько умных настроек по умолчанию.
Что читать дальше
- Шаблоны расписания команды — настройте шаблон один раз, и каждое новое мероприятие этого типа приходит предзагруженным. Самая большая экономия времени в системе волонтёров.
- Каскадное автозаполнение, приглашения на замену и значки «Вне офиса» — три функции администратора, которые обрабатывают отказы и отсутствия за вас.
- Создание серии мероприятий с шаблоном — пропустите угадывание правил повторения и начните с проверенной структуры.
- Планирование волонтёров на мероприятия — полный справочник по добавлению потребностей в служении и назначению людей.
Совет: Если у вас есть время настроить только одно, настройте шаблон расписания команды. Это единственное изменение, которое превращает «мне нужно добавлять одни и те же пять должностей к каждому воскресному мероприятию» в «мне больше никогда не нужно добавлять должность к воскресному мероприятию».