Как организовано планирование волонтёров
TimelyChurch организует планирование волонтёров вокруг мероприятия — датированного рабочего пространства, где находится всё для этого дня. В этой статье описаны пять концепций, составляющих модель, и показано, где каждая из них находится в панели администратора.
Пять концепций
Планирование волонтёров в TimelyChurch сводится к пяти элементам:
| Концепция | Что это | Где находится |
|---|---|---|
| Мероприятие | Одно повторение (например, «Воскресное поклонение — 11 мая»). Центр всего, что происходит в этот день. | Планирование > Мероприятия > выберите мероприятие |
| Серия | Повторяющийся шаблон, который генерирует мероприятия (например, «Воскресное поклонение, каждое воскресенье в 10:00»). | Планирование > Мероприятия, затем ⋮ Ещё → Серия мероприятий (вверху справа) |
| Команда | Группа людей, служащих вместе (например, команда поклонения, команда гостеприимства). | Участники > Группы (фильтр по типу: Команда) |
| Должность | Роль внутри команды (например, звукорежиссёр, гостеприимный, ведущий вокалист). | Внутри каждой команды |
| Назначение | Конкретный человек, запланированный на конкретную должность на конкретном мероприятии. | Вкладка Служение каждого мероприятия |
Читайте слева направо: у команды есть должности, мероприятие генерируется серией, и вы заполняете должности мероприятия, создавая назначения на вкладке Служение мероприятия. Это вся модель.
Где найти каждый элемент
Полная карта расположений в панели администратора:
- Мероприятия — раздел Планирование на боковой панели > Мероприятия.
- Сетка расписания (сетка по мероприятиям, кто когда служит) — Планирование > Сетка расписания на боковой панели или кнопка Сетка расписания вверху страницы Мероприятия.
- Серия мероприятий — на странице Мероприятия откройте меню ⋮ Ещё и нажмите Серия мероприятий. Оттуда вы можете создать новую серию, редактировать существующую или запустить Автозаполнение всех мероприятий по каждому предстоящему повторению сразу.
- Шаблоны (шаблоны дня, шаблоны серий, шаблоны служения) — на странице Мероприятия, ⋮ Ещё → Шаблоны.
- Команды — раздел Участники на боковой панели > Группы, затем фильтр по типу: Команда.
- Шаблоны расписания команды — откройте команду и нажмите вкладку Шаблоны. Здесь вы настраиваете автоматически применяемые списки должностей для каждого типа мероприятия.
- Настройки планирования — на вкладке Сведения команды. Здесь вы включаете Автоматически выбирать замену, когда кто-то отказывается, задаёте напоминания и выбираете, насколько заранее людям сообщают, что они поставлены в расписание.
- Открытые должности — на любом мероприятии, вкладка Служение; по всем мероприятиям — открытые (·) ячейки в Сетке расписания.
- Требует внимания — элемент верхнего уровня на боковой панели администратора. Его вкладка Планирование собирает запросы на события, расписания классов без учителя, запросы учителей на замену и задачи подготовки по всем мероприятиям.
Типичный рабочий процесс
Обычная неделя теперь выглядит так:
- Серия генерирует мероприятие. Воскресное поклонение — это серия, поэтому мероприятие на 11 мая уже существует с правильным временем, помещением и (если у вас есть шаблон команды) предзагруженными должностями для служения.
- Шаблоны команды предзаполняют должности. Если у вас есть шаблон расписания команды, который автоматически применяется к типам мероприятий поклонения, на 11 мая уже есть слоты для звука, гостеприимных, вокалистов и т. д. — вам не нужно было их добавлять.
- Автозаполнение выбирает волонтёров. С вкладки «Служение» мероприятия нажмите Автозаполнить всё (или сделайте это для всей серии сразу с помощью Автозаполнение всех мероприятий на странице серии).
- Волонтёры узнают и отвечают. Каждому волонтёру сообщают, что он поставлен в расписание, когда дата попадает в окно оповещения его команды (по умолчанию 30 дней), через Telegram или email, и он нажимает «принять» или «отклонить». Если кто-то отклоняет, настройка команды Автоматически выбирать замену может автоматически пригласить следующего человека.
- Руководители обрабатывают остатки. Всё, что ещё открыто, отображается в Сетке расписания; заполните это с помощью Назначить, запроса на заполнение или из Telegram командой
/openslots.
Это весь цикл. Только мероприятие, постоянные должности команды и несколько умных настроек по умолчанию.
Что читать дальше
- Шаблоны расписания команды — настройте шаблон один раз, и каждое новое мероприятие этого типа приходит предзагруженным. Самая большая экономия времени в системе волонтёров.
- Каскадное автозаполнение, приглашения на замену и значки «Вне офиса» — три функции администратора, которые обрабатывают отказы и отсутствия за вас.
- Создание серии мероприятий с шаблоном — пропустите угадывание шаблона повторения и начните с проверенной структуры.
- Планирование волонтёров на мероприятия — полный справочник по добавлению должностей и назначению людей.
Совет: Если у вас есть время настроить только одно, настройте шаблон расписания команды. Это единственное изменение, которое превращает «мне нужно добавлять одни и те же пять должностей к каждому воскресному мероприятию» в «мне больше никогда не нужно добавлять должность к воскресному мероприятию».