Повторяющиеся транзакции и автопроведение через ИИ-ассистента
Аренда, счёт за интернет, ежемесячная поддержка миссионера, постоянный доход от аренды помещения — некоторые доходы и расходы повторяются по расписанию. Повторяющаяся транзакция хранит одну из них как шаблон: счёт, сумму, частоту и следующую дату. При включённом Автопроведении TimelyChurch записывает транзакцию за вас в каждую дату срока. При выключенном автопроведении шаблон ждёт, пока кто-нибудь его не проведёт.
Повторяющимися транзакциями можно управлять на странице Повторяющиеся транзакции в «Бухгалтерии» (откройте меню Setup ▾ — More ▾ в Простой кассовой книге — и нажмите Повторяющиеся; см. Повторяющиеся транзакции) или попросив вашего подключённого ИИ-ассистента (см. Подключение ИИ-ассистента (Коннектор MCP)). Эта статья рассказывает об ассистенте и о том, как работает автопроведение. Как и при каждом изменении, которое делает ассистент, вы сначала видите предварительный просмотр, и ничего не происходит, пока оно не одобрено.
Что хранит повторяющаяся транзакция
| Поле | Примечания |
|---|---|
| Тип | Доход или расход. |
| Сумма | Каждый раз одна и та же сумма. |
| Банковский счёт | Один из банковских счетов вашей церкви. |
| Частота | Еженедельно, раз в две недели, ежемесячно, ежеквартально или ежегодно. |
| День месяца | Для ежемесячного шаблона. В более коротком месяце используется последний день. |
| Следующая дата | Первая (или следующая) дата проведения — сегодня или позже. |
| Дата окончания | Необязательно. Когда график проходит её, шаблон сам ставится на паузу. |
| Категория, получатель платежа, фонд | Необязательно. Категория должна соответствовать типу (категория дохода для дохода, категория расхода для расхода). |
| Описание | Копируется в каждую транзакцию, которую проводит шаблон, — пишите так, как хотите видеть в своих книгах. |
| Автопроведение | Включено или выключено. |
О чём можно попросить ассистента
| Просьба | Что происходит | Разрешение в «Бухгалтерии» |
|---|---|---|
| «Покажи наши повторяющиеся транзакции» | Список, ближайшие сверху: описание, сумма, частота, следующая дата, активна или приостановлена, автопроведение включено или выключено, и какие из них должны быть проведены сейчас или в ближайшие 7 дней. | Просмотр |
| «Настрой повторяющийся расход…» | Новый шаблон. Настройка сама ничего не проводит. | Создать |
| «Измени сумму…» | Шаблон редактируется. Затрагиваются только будущие проведения; уже проведённые транзакции остаются как есть. | Редактировать |
| «Проведи аренду сейчас» | Записывается одна транзакция, датированная сегодняшним днём, и следующая дата сдвигается на один период. | Создать |
| «Пропусти в этом месяце…» | Ничего не записывается, и следующая дата сдвигается на один период. | Редактировать |
| «Поставь на паузу…» / «Возобнови…» | Шаблон на паузе никогда не проводится и его нельзя провести или пропустить, пока он не возобновлён. Его график сохраняется. | Редактировать |
Ассистент не может удалить шаблон. Поставьте его на паузу или удалите на странице Повторяющиеся транзакции.
Одобрение. Каждое из этих действий одобряется в чате в соответствии с настройкой вашей церкви Одобрение в чате. Поскольку шаблон с включённым автопроведением дальше сам записывает транзакции без дополнительного шага, настройка, редактирование или возобновление такого шаблона считается изменением, которое проводится в ваши книги: при выбранном варианте Только изменения, которые проводятся в главной книге оно всё равно ждёт вашего «Approve». См. Одобрение изменений, которые предлагает ИИ-ассистент.
Как работает автопроведение
Раз в день TimelyChurch просматривает каждую активную повторяющуюся транзакцию с включённым автопроведением и проводит те, срок которых наступил.
- Срок наступил — это сегодня или раньше по календарю самой церкви. Проверка запускается в 06:10 UTC и использует часовой пояс вашей церкви, чтобы определить, что такое «сегодня». Транзакция со сроком 1-го числа записывается 1-го числа по вашему календарю — рано утром или поздно вечером, в зависимости от того, где вы находитесь, — и никогда не раньше 1-го.
- Транзакция датируется запланированной датой, а не моментом записи.
- Одна транзакция на шаблон в день. После проведения следующая дата сдвигается на один период.
- Никогда не проводится дважды. Если кто-то проведёт то же повторение вручную в тот же момент, будет записана только одна транзакция.
Пропущенные даты потом не добираются
Если шаблон отстал — например, его приостановили на полгода, а потом возобновили, — автопроведение записывает только самую свежую дату срока и пропускает более старые. Ежемесячный шаблон, возобновлённый через полгода, проведёт транзакцию за этот месяц, а не за семь. Когда вы возобновляете такой шаблон, предварительный просмотр сообщает, сколько дат будет пропущено.
Если вы хотите, чтобы пропущенные были в ваших книгах, запишите их сами как обычные транзакции.
Когда дату нельзя провести
Автопроведение пропускает дату, переводит график на следующую дату и записывает уведомление, когда:
- дата попадает в закрытый финансовый год;
- дата попадает в завершённую банковскую сверку счёта шаблона;
- банковский счёт шаблона в архиве;
- её категория, получатель платежа или фонд больше не активны.
Ничего не проводится в закрытый период или на закрытый счёт. Исправьте шаблон (попросите ассистента сменить счёт или категорию либо нажмите Редактировать на странице Повторяющиеся транзакции), чтобы следующие даты снова проводились.
Как увидеть, что было проведено
- Транзакции появляются в ваших книгах как любые другие, на вкладке Транзакции, и в Audit Log как автоматическое изменение.
- Каждое автоматическое проведение, каждая пропущенная дата и каждая дата, которую не удалось провести, также записываются на вкладке Активность в Настройке церкви (видно администраторам церкви).
- Письма об автоматических проведениях не отправляются. Откройте страницу Повторяющиеся транзакции, попросите ассистента показать ваши повторяющиеся транзакции или загляните на вкладку «Активность», чтобы их проверить.
Проведение вручную
Для шаблона с выключенным автопроведением — или чтобы записать один раньше срока — попросите ассистента провести его сейчас или нажмите Провести сейчас на странице Повторяющиеся транзакции. Транзакция датируется сегодняшним днём по календарю вашей церкви. Её отклоняют с указанием причины, когда сегодняшний день попадает в закрытый финансовый год или внутрь завершённой сверки этого счёта, а также когда шаблон на паузе.
Хорошая практика
- Используйте автопроведение для сумм, которые не меняются, — аренда, фиксированная подписка. Для сумм, которые меняются каждый раз, например коммунальных услуг, оставьте автопроведение выключенным и записывайте реальную сумму, когда приходит счёт.
- Задайте дату окончания, когда она известна, например последний платёж по договору аренды.
- Не записывайте один платёж дважды. Если платёж приходит и через ваш банковский импорт, исключите эту банковскую строку или оставьте для него автопроведение выключенным.
- Просматривайте перед сверкой. Раз в месяц просматривайте страницу Повторяющиеся транзакции (или попросите ассистента показать список) и сравнивайте с банковской выпиской.